Mevrouw Mietsen werkt bij een ambachtelijk bedrijf en werkt daar als salarisadministrateur. Ze heeft een zeer goede relatie met haar collega’s – alleen als het gaat om haar functieprofiel is er vaak onduidelijkheid. Dit is echter niet alleen het geval bij haar collega’s. Zeer weinig mensen weten in detail over de functieomschrijving van de salarisadministrateur.

Wat doet een salarisadministrateur als mevrouw Mietsen eigenlijk de hele dag?

Hoe ontzorgt de medewerker van de loonadministratie de ondernemer door haar taken uit te voeren? Het overmaken van het contractueel overeengekomen salaris op de juiste rekening duurt slechts enkele minuten. Maar salarisadministratie is veel meer dan dat: om te zien welke centrale rol de salarisadministrateurs spelen in een vlotte bedrijfsvoering en wat zij doen, hebben we als voorbeeld een dagje meegekeken met mevrouw Mietsen. Salarisadministratie bestaat niet alleen uit het aanmaken en onderhouden van salarisadministraties Het is acht uur in de ochtend.

Mevrouw Mietsen begroet haar collega bij de receptie, pakt een kop koffie, haalt de documenten uit haar brievenbus op weg naar haar kantoor en gaat achter haar computer zitten. Daar bladert ze eerst alle nieuwe brieven en analoge berichten door en checkt daarna haar inbox. Een belangrijk nieuwtje springt meteen in het oog: twee zorgverzekeraars zijn gefuseerd.

Dit leidt ook tot de samenvoeging van de bedrijfsnummers. Mevrouw Mietsen opent direct haar salarissoftware. Een nieuw bericht flitst in de inbox: uw softwareleverancier heeft u ook geïnformeerd over de fusie – en heeft alle bijbehorende wijzigingen al doorgevoerd. Mevrouw Mietsen is blij: het gevreesde overwerk is niet meer nodig! Nu is het tijd om de stamgegevens van de medewerkers bij te werken: de heer Schultheis van IT is verhuisd. En mevrouw Wohlgemuth van Marketing is getrouwd. Hierdoor verandert niet alleen haar naam, maar ook de schijf van de inkomstenbelasting.

Er is ook een nieuwe collega aan boord. Mevrouw Mietsen zet voor hem een ​​geheel nieuwe salarisadministratie op. Veel heeft ze niet te doen: ze vult de stamgegevens in, vult de bankgegevens in, selecteert de juiste zorgverzekeraar en het risicotarief. De software weet dat zelfs deeltijdwerkers pensioenplichtig zijn en slaat het werkgeversaandeel van 15 procent en het werknemersaandeel van 3,7 procent op. Ook de routinecontrole of de minimumloongrenzen worden nageleefd, gebeurt volautomatisch.

Houd altijd de fiscale en sociale wijzigingen in de salarisadministratie in de gaten Dat zou gedaan worden. Mevrouw Mietsen houdt zich nu bezig met de huidige wetswijzigingen. Want als salarisadministrateur moet zij bekend zijn met de gebieden loonbelasting, arbeidsrecht en sociale zekerheidsrecht. Dit is de enige manier om bedragen correct te boeken en rapporten op tijd in te dienen. Haar salarissoftware, die mevrouw Mietsen in een vroeg stadium herinnert aan dergelijke afspraken, is daarbij een grote hulp. In de tussentijd komt je leidinggevende naar het kantoor en vertelt haar dat meneer Jansen – als bestseller – een bonus moet krijgen bij de volgende maandelijkse afrekening. Mevrouw Mietsen opent haar loonbelastingsoftware weer.

In het tabblad “Facturering” klikt ze op de knop “Toeslag toevoegen” onder “Loon & Salarissen” en noteert daar de speciale betaling. Ze hoeft nu alleen nog haar wijziging te bevestigen en de bonus wordt automatisch uitbetaald bij de volgende loonstrook.